1. Apare în coloana „Nou”
Lucrarea intră repartizată unui compartiment, cu termenul deja calculat. Nimeni nu o are încă personal în sarcină.
Modul al platformei Edilo
Sarcinile primăriei, pe coloane, cu răspundere nominală
Fiecare angajat își vede lucrările pe o tablă cu coloane de stadiu și le mută prin tragere. Diferența față de o listă obișnuită de sarcini este că mutările care contează — blocarea, redistribuirea, escaladarea — cer un motiv scris, iar motivul rămâne în istoric.
- Preluare confirmată din acel moment răspunderea este nominală
- Motiv obligatoriu la blocare, redistribuire și escaladare
- Un singur flux sesizare, document, sarcină internă sau raportare
Traseul unei lucrări
Traseul unei lucrări pe tablă
Aceleași cinci etape, indiferent dacă lucrarea a pornit de la o sesizare, de la un document intrat sau de la o dispoziție internă.
2. Cineva confirmă preluarea
Din acel moment lucrarea are un nume, nu doar un compartiment. O lucrare nepreluată câteva zile apare în tabloul conducerii.
3. Trece în „În lucru”
Angajatul o mută pe coloana următoare. Data preluării rămâne consemnată, deci se vede cât a stat nepornită.
4. Se blochează sau cere contribuție
Blocarea cere motiv scris. Solicitarea de contribuție cheamă alt compartiment fără să îi mute răspunderea celui care lucrează.
5. Necesită decizie
O coloană separată pentru lucrările care așteaptă conducerea. Nu mai stau amestecate cu cele blocate din motive tehnice.
6. Se finalizează
Cu răspunsul atașat. Lucrarea iese de pe tablă, dar rămâne căutabilă, cu tot istoricul ei.
Înainte și după
Ce se schimbă în ziua de lucru
„Credeam că se ocupă altcineva”
Confirmarea preluării desparte „repartizat compartimentului” de „asumat de o persoană”. Lucrarea fără preluare se vede, nu se pierde.
Lucrări pasate fără urmă
Redistribuirea mută răspunderea și cere motiv. Solicitarea de contribuție nu o mută. Istoricul arată care dintre ele s-a întâmplat.
Termene descoperite în ultima zi
Termenul stă pe card, iar culoarea se schimbă înainte de expirare. Restanțele apar separat, nu trebuie căutate.
Ședințe pentru „unde s-a ajuns”
Coloanele spun asta fără să întrebe nimeni. Șeful de compartiment vede toată tabla subordonaților lui.
Aceeași muncă de trei ori
Răspunsurile care se repetă se salvează ca șabloane și se inserează cu numărul dosarului completat automat.
Comentarii care nu trebuie văzute
Comentariile marcate ca interne rămân interne. Cetățeanul vede numai ce este marcat public.
De ce preluarea se confirmă separat
Într-o primărie, o lucrare repartizată unui compartiment nu este încă o lucrare asumată de cineva. Între cele două momente încap zilele în care toată lumea presupune că se ocupă altcineva. Aceasta este cauza cea mai frecventă a restanțelor și cel mai greu de dovedit la un control, pentru că pe hârtie nimic nu s-a întâmplat.
Confirmarea preluării transformă acel interval într-un fapt măsurabil. Se vede când a intrat lucrarea, când a preluat-o cineva și cât timp a stat între. Un compartiment cu multe lucrări nepreluate nu mai este o impresie, este un număr.
Nu este un instrument de sancționare. De cele mai multe ori intervalul lung arată altceva: un compartiment cu un singur om și treizeci de dosare. Diferența este că se vede, iar conducerea poate redistribui înainte să expire termenele, nu după.
Două lucruri care par la fel și nu sunt
O lucrare are nevoie de altcineva din două motive complet diferite. Fie nu este a mea și trebuie să ajungă la cine trebuie — atunci se redistribuie, iar răspunderea se mută cu ea. Fie este a mea, dar am nevoie de un aviz, de o măsurătoare sau de o situație de la alt compartiment — atunci se cere o contribuție, iar răspunderea rămâne la mine.
În registrele obișnuite cele două arată identic: dosarul apare la alt compartiment. De aici vine lucrarea care circulă trei luni fără ca nimeni să se simtă răspunzător de ea.
Distincția este vizibilă în istoric, iar termenul legal nu se resetează în niciuna dintre situații: el curge de la înregistrare. Vedeți cum se calculează termenele și de unde vin.
Aceleași date, trei perspective
Angajatul vede tabla lui și lucrările la care i s-a cerut contribuția. Nu vede dosarele altor compartimente, pentru că nu are ce face cu ele.
Șeful de compartiment vede compartimentul propriu și tot ce este subordonat lui în organigramă. Poate redistribui în interiorul structurii lui și vede încărcarea fiecărui om.
Primarul vede întreaga primărie în tabloul de bord: ce este restant, la cine stă și de cât timp, cu detaliul la un clic. Nu cere rapoarte pentru asta, pentru că raportul se face singur din lucrările existente.
Disponibilitate pe pachete
De la ce pachet este inclus modulul
Sarcinile pe tablă sunt incluse din pachetul COMUNĂ, deci din prima zi, în toate primăriile. Colaborarea între compartimente prin solicitări de contribuție intră din pachetul ORAȘ.
Întrebări frecvente despre modul
Despre organizarea sarcinilor în primărie
Angajații trebuie să învețe un program nou și complicat?
Tabla are coloane și cartonașe care se trag cu mouse-ul sau cu degetul. Instruirea inclusă este de o oră pentru pachetul COMUNĂ, iar în practică partea de tablă se înțelege în primele zece minute. Restul orei se duce pe registratură și pe termene.
Se poate lucra de pe telefon, din teren?
Da. Tabla funcționează în browserul telefonului, iar lucrările pornite fără semnal se păstrează local și se trimit când revine conexiunea. Nu se instalează nimic.
Ce se întâmplă cu o lucrare pe care nimeni nu o preia?
Rămâne în coloana „Nou” și apare în tabloul conducerii, cu numărul de zile de când așteaptă. Nu dispare și nu se închide singură.
Un angajat poate să își șteargă o lucrare incomodă?
Nu. Lucrările nu se șterg, se finalizează sau se anulează cu motiv, iar ambele rămân în jurnalul de audit. Nici administratorul nu poate modifica jurnalul.
Se poate muta o lucrare direct pe „Finalizat”, sărind etapele?
Se poate, dacă lucrarea chiar s-a rezolvat pe loc — sunt situații în care asta este realitatea. Saltul rămâne însă vizibil în istoric, cu ora, deci nu se poate folosi ca să pară că a durat mai puțin decât a durat.
Cum arată situația unui compartiment cu mulți oameni în concediu?
Încărcarea se vede pe persoană, iar lucrările se pot redistribui în masă, cu motiv comun. Redistribuirea nu schimbă termenele legale: ele curg mai departe de la data înregistrării.
Câte coloane are tabla și se pot schimba?
Șase, corespunzătoare stărilor reale ale unei lucrări: nou, în lucru, blocat, necesită decizie, finalizat și restant. Nu se pot adăuga coloane proprii, tocmai pentru ca stările să însemne același lucru în toată primăria și în toate rapoartele.
Se pot atașa documente la o lucrare de pe tablă?
Da, inclusiv fotografii făcute pe loc din teren. Fișierele se verifică după tipul lor real, nu după extensie, iar fotografiile se recomprimă la încărcare, ca să nu ocupe inutil din spațiul primăriei.
Cum se face în Edilo
Pașii exacți din aplicație, din documentația platformei.
- Stările unei lucrări: de la „Nou” la „Finalizat” Cele nouă stări ale unei lucrări în Edilo, din ce stare în ce stare se poate trece și care schimbări cer un motiv scris.
- Repartizarea unei lucrări către un angajat Cine poate repartiza o lucrare în Edilo, cui i se poate repartiza, ce se întâmplă la schimbarea responsabilului și cine este anunțat.
- Ziua mea: ce aveți de făcut astăzi Ce arată ecranul Ziua mea din Edilo: lucrările scadente și restante, cele de confirmat și cele blocate, toate repartizate dumneavoastră.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.