1. Instituția își definește programul
Zilele, intervalul orar și durata unei audiențe. Se pot defini programe separate pentru primar, viceprimar și secretar general.
Modul al platformei Edilo
Audiențe la primar, programate online
Cetățeanul vede programul de audiențe, alege un interval liber și primește confirmarea pe loc. Secretariatul păstrează agenda completă, cu motivul fiecărei solicitări, și nu mai ține două evidențe paralele — caietul și telefonul.
- Fără suprapuneri un interval ocupat dispare din listă imediat
- Motivul, din timp cine primește știe despre ce este vorba înainte
- Legat de dosar audiența poate porni de la o sesizare existentă
Cum decurge o audiență
De la programul afișat la audiența ținută
2. Cetățeanul vede intervalele libere
Din portal, de pe telefon. Cele ocupate nu apar deloc, deci nu are ce alege greșit.
3. Alege și descrie motivul
Pe scurt, în text. Poate lega solicitarea de un dosar pe care l-a depus deja, după numărul de înregistrare.
4. Primește confirmarea
Pe loc, în portal, și pe e-mail. Intervalul se blochează în aceeași clipă pentru toată lumea.
5. Secretariatul pregătește
Vede lista zilei, cu motivul fiecărei audiențe și dosarele legate. Nimeni nu intră la primar fără ca primarul să știe despre ce.
6. Se consemnează rezultatul
Ce s-a discutat și ce a rezultat. Dacă a rezultat o lucrare, ea pornește de acolo, cu termen, și nu se pierde.
Înainte și după
Ce dispare din ziua secretariatului
Caietul de audiențe
Agenda este una singură și se vede de pe orice calculator. Nu se pierde și nu rămâne la cine a plecat acasă cu el.
Două persoane la aceeași oră
Intervalul rezervat dispare din listă imediat. Suprapunerea nu este posibilă, nu doar nerecomandată.
„Despre ce era vorba?”
Motivul este scris de solicitant și se citește înainte, nu în timpul întâlnirii.
Telefoane pentru confirmare
Confirmarea pleacă automat, la fel și reamintirea înainte de audiență.
Audiențe fără urmare
Ce s-a decis se consemnează. Dacă s-a promis ceva, devine o lucrare cu responsabil și termen, vizibilă în tabloul de bord.
Raportări numărate manual
Câte audiențe s-au ținut, pe ce teme, într-o perioadă — se obține din evidența existentă, nu prin numărat în caiet.
Programarea online nu înlocuiește ghișeul
Într-o comună, o parte dintre cei care vin în audiență nu vor folosi niciodată un portal. Dacă programarea online devine singura cale, instituția a exclus exact categoria care are cea mai mare nevoie de audiență.
De aceea secretariatul poate înregistra o programare în numele cetățeanului, din aceeași agendă, primită la telefon sau la ghișeu. Evidența rămâne una singură; se schimbă doar cine a tastat-o.
Rezultatul practic este că agenda este completă indiferent pe unde a venit solicitarea — ceea ce este, de fapt, tot rostul.
Ce se vede și ce nu se publică
O programare la audiență conține numele, datele de contact și motivul — adică exact tipul de informație care nu are ce căuta într-o listă publică. Agenda de audiențe nu este publicată nicăieri: o văd secretariatul și persoana care primește.
Ce se poate publica, dacă instituția vrea, este programul de audiențe — zilele și orele — pe site-ul primăriei. Aceasta este și informația pe care legea cere să o găsească cetățeanul.
Datele solicitanților se păstrează cât timp are sens evidența și intră în exportul pe care orice persoană îl poate cere despre propriile date. Detaliile sunt în politica de confidențialitate.
Disponibilitate pe pachete
De la ce pachet este inclus modulul
Audiențele sunt incluse din pachetul COMUNĂ, în toate primăriile, cu număr nelimitat de conturi de cetățean.
Întrebări frecvente despre modul
Despre audiențele la primărie
Cetățeanul trebuie să își facă un cont ca să ceară audiență?
Da, un cont simplu, cu nume și adresă de e-mail. Fără el nu am putea confirma programarea și nici nu am putea preveni rezervările făcute în glumă, care ar bloca intervale reale.
Se pot ține programe diferite pentru primar și pentru viceprimar?
Da, programe separate, cu zile și durate proprii. Cetățeanul alege întâi la cine vrea să ajungă.
Ce se întâmplă dacă primarul are o urgență și trebuie anulată ziua?
Intervalele se închid, iar cei programați primesc automat înștiințarea, cu invitația de a alege alt interval liber.
Putem limita câte audiențe poate cere aceeași persoană?
Da, pe interval de timp. Limita se stabilește de instituție și previne blocarea agendei de către aceeași solicitare repetată.
Audiența poate porni de la o sesizare deja depusă?
Da. Solicitantul o leagă după numărul de înregistrare, iar cel care primește vede tot istoricul dosarului înainte de întâlnire.
Rămâne o urmă a ceea ce s-a discutat?
Rezultatul se consemnează de către cel care a ținut audiența. Dacă din ea a rezultat o lucrare, ea apare pe tabla compartimentului, cu termen.
Se poate stabili o durată diferită pentru fiecare audiență?
Durata se stabilește pe program, nu pe solicitare: toate intervalele unui program au aceeași lungime. Se pot defini însă programe separate, cu durate diferite, pentru primar, viceprimar și secretar general.
Cetățeanul primește o reamintire înainte de audiență?
Da, o înștiințare pe e-mail înainte de data programată. Reamintirea reduce simțitor numărul de intervale rămase goale fără ca nimeni să anunțe.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.