1. Autentificările
Reușite și eșuate, cu momentul și adresa IP. O serie de încercări eșuate este un semnal, nu un detaliu tehnic.
Modul al platformei Edilo
Jurnal de audit: cine a făcut, ce a făcut și când
Fiecare acțiune din platformă este consemnată cu autorul, momentul și adresa IP de la care s-a făcut. Jurnalul nu poate fi modificat și nu poate fi șters — nici de un angajat, nici de primar, nici de administratorul platformei. Retenția este de trei ani.
- Imutabil fără modificare și fără ștergere, pentru nimeni
- 3 ani retenția consemnărilor
- Autor, moment, IP pe fiecare acțiune consemnată
Ce se consemnează în jurnal
Ce se consemnează
Nu doar modificările. Într-o instituție publică, și consultarea unui dosar este un fapt care poate fi cerut la un control.
2. Crearea și modificarea
Ce s-a schimbat, de la ce valoare la ce valoare, de către cine.
3. Repartizările și preluările
Cine a trimis lucrarea unde, cine a preluat-o și după cât timp.
4. Blocările și redistribuirile
Cu motivul scris, care rămâne exact așa cum a fost formulat.
5. Publicările
Ce act sau ce pagină s-a publicat, când și de către cine.
6. Consultările
Cine a deschis un dosar. Nu doar cine l-a modificat.
Înainte și după
La ce folosește, concret
Control de la Curtea de Conturi
Traseul complet al unui dosar se extrage și se tipărește, cu toate momentele și autorii.
„Nu am modificat eu”
Consemnarea are autor și moment. Discuția se încheie cu o dovadă, nu cu o presupunere.
Bănuială de acces nejustificat
Consultările sunt consemnate. Se poate verifica cine a deschis un dosar în care nu avea ce căuta.
Litigiu pe un termen depășit
Se poate arăta exact când a intrat lucrarea, când a fost preluată și cât a stat la fiecare compartiment.
Incident de securitate
Autentificările eșuate și accesările neobișnuite sunt vizibile și căutabile.
Cerere privind datele personale
Se poate răspunde cu precizie cine a accesat datele unei persoane și când.
Un jurnal care se poate edita nu este un jurnal
Valoarea probatorie a unei consemnări stă într-un singur lucru: în imposibilitatea de a o schimba după fapt. Dacă administratorul poate șterge un rând, atunci întregul jurnal nu dovedește nimic — dovedește doar ce a acceptat administratorul să rămână.
De aceea tabela de audit nu are operații de modificare și de ștergere. Nu este o restricție de interfață, care se poate ocoli; este o regulă la nivelul bazei de date. Nici furnizorul platformei nu are o cale obișnuită de a o încălca.
Precizarea onestă, pentru că merită spusă: cine are acces fizic la baza de date are, prin definiție, mai multe posibilități decât cine folosește aplicația. Niciun furnizor nu poate pretinde altceva. Ce se poate pretinde, și ce pretindem, este că nu există nicio funcție a aplicației care să modifice jurnalul și că retenția de trei ani este garantată contractual.
De ce jurnalul nu se șterge la cererea de ștergere
Când o persoană își cere ștergerea contului, datele ei de identificare se elimină. Consemnările din jurnal rămân, iar acest lucru nu este o scăpare, ci consecința faptului că trasabilitatea actelor administrative este o obligație legală a instituției, care prevalează asupra dreptului la ștergere în situațiile prevăzute de art. 17 alin. (3) din Regulamentul (UE) 2016/679.
Răspunsul pe care platforma îl generează la o cerere de ștergere spune explicit ce s-a șters și ce s-a păstrat, cu motivul legal al fiecărei păstrări. Persoana află exact unde stă, nu primește o confirmare generică.
Detaliile complete despre prelucrări, temeiuri și durate sunt în politica de confidențialitate și pe pagina de securitate și protecția datelor.
Disponibilitate pe pachete
De la ce pachet este inclus modulul
Jurnalul de audit este inclus din pachetul COMUNĂ, cu aceeași retenție de trei ani în toate pachetele. Nu este o opțiune care se poate dezactiva.
Întrebări frecvente despre modul
Despre jurnalul de audit
Cum arăt la un control ce s-a întâmplat cu o anumită lucrare?
Din jurnal se poate căuta, dar pentru o singură lucrare există dosarul de control: un document gata de tipărit care adună cronologia, comentariile, documentele și accesările acelei lucrări. Emiterea lui intră, la rândul ei, în jurnal.
Primarul poate șterge o consemnare incomodă?
Nu. Tabela de audit nu are operații de modificare și de ștergere, indiferent de rol. Aceasta este singura variantă în care jurnalul are valoare la un control.
Se consemnează și simpla citire a unui dosar?
Da. Într-o instituție publică, accesul nejustificat la datele unei persoane este el însuși o problemă, iar fără consemnarea consultărilor nu s-ar putea verifica.
Cât se păstrează consemnările?
Trei ani. După expirare se elimină automat; păstrarea la nesfârșit a datelor de trasabilitate nu ar avea temei.
Se poate exporta jurnalul pentru un control sau pentru instanță?
Da, filtrat pe dosar, pe utilizator sau pe interval, într-un format care se poate tipări și atașa la dosar.
O primărie poate vedea jurnalul altei primării?
Nu. Izolarea între instituții este impusă la nivelul platformei, nu prin drepturi de utilizator care s-ar putea configura greșit.
Ce se consemnează despre cetățeni?
Aceleași acțiuni: depunerea unei sesizări, o consultare, o cerere. Cetățeanul își poate obține oricând, singur, copia datelor sale, inclusiv acest istoric.
Jurnalul consemnează și acțiunile făcute de furnizor?
Da, aceleași reguli se aplică oricărui utilizator. O intervenție de întreținere care atinge datele unei primării rămâne consemnată la fel ca acțiunea unui funcționar.
Cât ocupă jurnalul și încetinește aplicația?
Nu. Consemnarea se face separat de lucrarea propriu-zisă, iar jurnalul este proiectat pentru scriere deasă și citire rară. Spațiul ocupat de el nu se scade din spațiul de stocare al documentelor primăriei.
Poate fi folosit jurnalul ca probă?
Poate fi prezentat ca element de probă, iar imutabilitatea și retenția de trei ani sunt tocmai ce îi dă valoare. Cât cântărește într-o cauză anume este însă o apreciere a instanței, nu o garanție pe care să o dea un furnizor de software.
Cum se face în Edilo
Pașii exacți din aplicație, din documentația platformei.
- Conturile și rolurile în Edilo: cine vede ce Cele trei roluri de angajat din Edilo — Primar, șef de compartiment, angajat —, ce vede fiecare, cum se creează un cont și limita de conturi a pachetului.
- Note interne și răspunsul public către cetățean Ce vede cetățeanul și ce vede doar primăria în Edilo: notele interne, comentariile publice, răspunsul la sesizare și cine le poate modifica.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.