1. Ne spuneți ce aveți
Fișiere Excel, CSV, un export dintr-o aplicație veche sau doar registre pe hârtie. Nu cerem un format anume și nu trimitem primăria să își convertească singură datele.
Migrarea datelor existente
Datele vechi ale primăriei, mutate fără să se piardă nimic
Cea mai frecventă teamă înainte de a schimba un sistem nu este prețul, ci ce se întâmplă cu ce există deja. Mai jos, exact ce se importă, cum se verifică înainte de salvare și ce rămâne în sarcina primăriei.
- Inclus în implementare fără cost separat pe volum de date
- Verificare rând cu rând înainte ca ceva să se salveze
- Numere păstrate numerotarea nouă continuă de unde ați rămas
Cum decurge migrarea datelor
Șase pași, fără surprize la final
Regula de bază: nimic nu se salvează înainte să vedeți ce se salvează.
2. Vă trimitem șabloanele
Pentru fiecare tip de date există un șablon cu coloanele așteptate și cu un exemplu completat. Cine are deja fișiere, le potrivește; cine nu are, completează șablonul.
3. Verificăm înainte de import
Fiecare rând este validat separat, iar rezultatul vi se arată înainte să se salveze ceva: câte rânduri sunt bune, care nu sunt și de ce anume.
4. Corectăm ce nu s-a potrivit
De regulă sunt compartimente scrise diferit în două fișiere sau date în formate amestecate. Se corectează în fișier și se reia verificarea.
5. Importăm
Importul se face integral sau deloc. Nu rămâne o bază de date pe jumătate populată, din care nimeni nu mai știe ce a intrat și ce nu.
6. Verificați dumneavoastră
Înainte de pornire, primăria se uită peste datele importate. Un import pe care nu l-a confirmat nimeni din instituție nu este un import terminat.
Seturile de date preluate
Ce se poate importa
În ordinea în care se importă. Nu sunt obligatorii toate: o comună care pornește de la zero are nevoie doar de primele trei.
Structura organizatorică
Compartimentele, cu subordonarea între ele și șeful fiecăruia. Este primul set importat, pentru că toate celelalte se leagă de el.
Angajații
Nume, adresă de e-mail, compartiment și rol. Conturile se creează fără parolă; fiecare angajat și-o stabilește singur la prima autentificare.
Categoriile de sesizări
Cele predefinite acoperă majoritatea situațiilor. Se adaugă cele specifice primăriei dumneavoastră și se leagă de compartimentul competent.
Registrul de intrare-ieșire
Numerele, datele, emitenții și obiectul. Numerele istorice rămân neschimbate.
Sesizările istorice
De regulă ultimele 12 luni. Mai mult rareori ajută: o sesizare de acum patru ani nu se mai caută, dar încarcă listele.
Actele administrative
Hotărâri ale consiliului local și dispoziții ale primarului, cu fișierele atașate, pentru Monitorul Oficial Local.
Termenele și raportările recurente
Calendarul obligațiilor periodice, ca reamintirile să pornească din prima lună, nu după ce se ratează una.
Conținutul site-ului vechi
Paginile și documentele publicate, cu redirecționarea adreselor vechi către cele noi, dacă primăria ia și site-ul public.
Ce se întâmplă cu datele care nu se potrivesc
Într-un import real, între 2 și 10 la sută dintre rânduri nu trec din prima. Cauzele sunt aproape întotdeauna aceleași trei: același compartiment scris în două feluri în două fișiere, date calendaristice în formate amestecate și rânduri duplicate rămase din copieri succesive.
Niciuna nu este o problemă a primăriei. Sunt urmele firești ale unor fișiere ținute de mai mulți oameni, ani la rând. Ce contează este ce se întâmplă cu ele: nu se importă „cum se poate”, ci se raportează rând cu rând, cu motivul, și se corectează în fișier.
Importul se aplică integral sau deloc. Este singura variantă în care, dacă ceva merge prost, se poate relua de la capăt fără să rămână jumătăți de date despre care nimeni nu mai știe dacă sunt cele noi sau cele vechi.
După import
Fiecare import primește un identificator propriu și rămâne consemnat în jurnalul de audit, cu cine l-a făcut, când, câte rânduri au intrat și câte au fost respinse. Peste un an, când cineva întreabă de unde vine un rând ciudat, răspunsul există.
Exportul funcționează în ambele sensuri și oricând: datele primăriei se pot scoate integral, în format deschis, fără să ne cereți nouă nimic. Motivul este explicat pe pagina de securitate și protecția datelor: un furnizor care face exportul greu este un furnizor de care nu mai puteți pleca.
Ce ne întreabă primăriile
Despre migrarea datelor primăriei
Cât costă migrarea datelor?
Nimic în plus. Este inclusă în costul de implementare: 150 EUR + TVA pentru pachetul COMUNĂ, 200 EUR pentru ORAȘ și 500 EUR pentru MUNICIPIU, o singură dată. Nu facturăm separat pe număr de rânduri și nu am întâlnit încă o primărie al cărei volum să justifice altceva.
Ce se întâmplă dacă registrul vechi este doar pe hârtie?
Nu vă cerem să îl tastați. Se pornește cu anul curent, iar anii anteriori se pot adăuga mai târziu, când și dacă are cineva timp. În practică, cele mai multe primării nu se mai întorc după ei, și este în regulă: registrele pe hârtie rămân valabile și arhivate.
Numerele de înregistrare istorice se păstrează?
Da, exact cum au fost. Numerotarea nouă continuă de la ultimul număr al anului curent, deci nu apar nici dubluri, nici goluri.
Cine vede fișierele pe care le trimitem?
Numai persoanele din echipa noastră care fac conversia, pe durata implementării. Fișierele se șterg după finalizarea importului și confirmarea primăriei. Dacă preferați, importul se poate face integral de către dumneavoastră, din interfață, fără să ne trimiteți nimic.
Se pot importa și documentele scanate, nu doar rândurile?
Da, dacă există o legătură între fișier și numărul de înregistrare — de regulă prin numele fișierului. Fără o asemenea legătură, atașarea rămâne manuală, iar noi vă spunem asta înainte, nu după.
Cât durează, în total?
O comună fără sistem digital anterior pornește într-o zi. Un oraș cu registre în Excel, în trei zile. Un municipiu cu o aplicație veche și istoric de câțiva ani, în 7–10 zile lucrătoare. Sunt duratele din planul de implementare.
Putem face un import de probă, înainte de cel real?
Da, în contul demonstrativ. Este chiar modul cel mai bun de a descoperi din timp ce nu se potrivește în fișiere, fără nicio urmare asupra datelor reale.
Dacă importul a introdus date greșite, se poate anula?
Da. Fiecare import are un identificator propriu și se poate retrage în întregime, revenind la starea dinainte. Retragerea rămâne consemnată în jurnalul de audit.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.