1. Se inventariază ce produce fiecare compartiment
Nu tipurile de documente în general, ci cele care se creează efectiv la dumneavoastră. Un nomenclator copiat de la altă primărie conține rubrici goale și nu le conține pe cele reale.
Termen administrativ explicat
Nomenclatorul arhivistic al unei primării
Lista categoriilor de documente pe care le creează instituția, grupate pe compartimente și pe probleme, fiecare cu termenul ei de păstrare. Este obligatoriu, se aprobă de direcția județeană a Arhivelor Naționale și decide, peste ani, ce se păstrează și ce se poate elimina.
- Legea nr. 16/1996 art. 8 — obligația fiecărui creator
- Aprobat județean de direcția județeană a Arhivelor Naționale
- Al doilea an termenul de depunere la depozitul de arhivă
Pas cu pas
Cum se întocmește
Ordinea contează: termenul de păstrare se stabilește după ce se știe ce documente există, nu invers.
2. Se grupează pe compartimente și pe probleme
Structura nomenclatorului urmează organigrama: fiecare compartiment, cu problemele lui. De aceea o reorganizare cere revizuirea lui.
3. Se stabilește termenul de păstrare
Pentru fiecare categorie: un număr de ani sau „permanent”. Termenul decide ce se poate elimina mai târziu și ce nu.
4. Se aprobă
De direcția județeană a Arhivelor Naționale, pentru primării. Nomenclatoarele creatorilor de la nivel central se aprobă de Arhivele Naționale.
5. Se aplică la constituirea dosarelor
Anual, documentele se grupează în unități arhivistice potrivit problematicii și termenelor din nomenclator.
6. Se revizuiește când se schimbă structura
Un compartiment nou, desființat sau cu alte atribuții înseamnă un nomenclator care nu mai descrie realitatea.
Greșeli de evitat
Ce se greșește cel mai des
Copiat de la altă primărie
Conține compartimente care la dumneavoastră nu există și nu conține documentele care se produc efectiv. Se vede din prima la verificare.
Nerevizuit după reorganizare
Organigrama s-a schimbat acum trei ani, nomenclatorul nu. Dosarele se constituie după o structură care nu mai există.
Termene puse „la general”
„Permanent” pus peste tot, ca să fie sigur. Rezultatul este un depozit care se umple și din care nu se mai poate elimina nimic fără reluarea întregii proceduri.
Aprobat o dată, uitat apoi
Aprobarea nu este un moment, ci o stare care trebuie menținută. Un nomenclator aprobat în 2011 nu acoperă documentele apărute între timp.
Fără comisie de selecționare
Comisia este obligatorie și se numește prin dispoziția conducătorului. Fără procesul-verbal al ei, documentele nu se pot elimina legal.
Ținut de o singură persoană
Când persoana pleacă, pleacă și cunoașterea. Nomenclatorul este un document al instituției, nu al celui care l-a scris.
Registratura și nomenclatorul răspund la întrebări diferite
Confuzia dintre ele este frecventă și costă timp la fiecare verificare. Registrul spune ce document a intrat, când, de la cine și pe unde a mers până la răspuns. Nomenclatorul spune în ce dosar se așază acel document după ce s-a terminat treaba cu el și cât timp rămâne acolo.
Legea le cere separat. Art. 7 din Legea nr. 16/1996 obligă creatorii să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern și a celor ieșite. Art. 8 cere gruparea anuală în unități arhivistice potrivit nomenclatorului. Una nu o înlocuiește pe cealaltă.
Ce se schimbă când registratura este electronică: la constituirea dosarelor, lista documentelor dintr-o categorie se obține din registru, cu numerele și datele lor reale, în loc să fie reconstituită din bibliorafturi. Nu scutește de nomenclator, dar scurtează mult partea mecanică. Detalii: registratură electronică.
Ce nu face platforma
Nu generează nomenclatorul și nu îl înlocuiește. Este un document care se aprobă de Arhivele Naționale și care presupune decizii de conținut — ce categorii există, ce valoare are fiecare, cât se păstrează. Un program care l-ar produce automat ar produce, de fapt, o listă plauzibilă, iar la verificare diferența se vede.
Nici arhivarea electronică cu valoare legală nu este acoperită: ea are propriul cadru, cu cerințe de certificare pe care nu le îndeplinim și pe care nu le afirmăm. Documentele din platformă rămân documente de lucru, cu trasabilitate completă în jurnalul de audit.
Ce ne întreabă primăriile
Despre nomenclatorul arhivistic al primăriei
Ce este nomenclatorul arhivistic?
Lista categoriilor de documente pe care le creează o instituție, grupate pe compartimente și pe probleme, fiecare cu termenul ei de păstrare. Pe baza lui se constituie dosarele și se stabilește, peste ani, ce se păstrează și ce se poate elimina.
Este obligatoriu pentru o primărie?
Da. Art. 8 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 prevede că documentele se grupează anual în unități arhivistice potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii.
Cine aprobă nomenclatorul unei primării?
Direcția județeană a Arhivelor Naționale. Nomenclatoarele întocmite de creatorii de la nivel central se aprobă de Arhivele Naționale — distincția este la art. 8 alin. (2) din Legea nr. 16/1996.
Când trebuie revizuit?
Ori de câte ori se modifică structura organizatorică sau atribuțiile compartimentelor. Nomenclatorul urmează organigrama; dacă cele două nu mai corespund, dosarele se constituie după o schemă care nu mai există.
Ce legătură are cu registratura?
Registrul spune ce document a intrat și pe ce traseu a mers; nomenclatorul spune în ce dosar ajunge și cât se păstrează. Sunt două evidențe diferite, dar se completează: fără nomenclator, registratura produce documente care nu au unde să se așeze.
Când se depun documentele la depozitul de arhivă?
În al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, conform art. 9 din Legea nr. 16/1996.
Cine decide ce se elimină?
Comisia de selecționare din instituție, numită prin dispoziția conducătorului, formată dintr-un președinte, un secretar și un număr impar de membri. Procesul-verbal se înaintează spre aprobare comisiei din cadrul direcției județene a Arhivelor Naționale (art. 11 din Legea nr. 16/1996).
Poate platforma să genereze nomenclatorul?
Nu, și nu pretindem asta. Nomenclatorul este un document care se aprobă de Arhivele Naționale și presupune decizii de conținut, nu o listă generată automat. Ce face platforma este să păstreze evidența documentelor și traseul lor, astfel încât constituirea dosarelor să pornească de la date reale, nu din memorie.
Sursele
- Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, Portalul Legislativ — art. 7, 8, 9 și 11
Verificat la 18 septembrie 2026, direct în textul actului. Încadrarea unei situații concrete rămâne a instituției și a direcției județene a Arhivelor Naționale.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.