1. Trimiteți ce aveți
Organigrama și lista de angajați, în CSV, Excel sau chiar exportate din alt program. Nu cerem un format anume.
Modul al platformei Edilo
Organigrama primăriei, transpusă în aplicație
Direcție, serviciu, birou, compartiment — pe câte niveluri are nevoie instituția dumneavoastră, cu șef desemnat pe fiecare. Structura nu este decor: ea decide cui i se repartizează o lucrare, cine o poate redistribui și cine vede ce.
- Oricâte niveluri de la comună cu trei compartimente la municipiu cu direcții
- Import din CSV din fișierul pe care îl aveți deja, verificat rând cu rând
- Vizibilitate moștenită șeful vede tot ce îi este subordonat
Punerea în funcțiune
Cum ajunge structura din hârtie în aplicație
Nu se tastează nimic de mână dacă aveți deja organigrama într-un fișier.
2. Convertim și verificăm
Rând cu rând, înainte de salvare. Vă arătăm ce nu s-a potrivit și de ce, nu importăm pe jumătate.
3. Desemnați șefii
Pe fiecare compartiment. De aici se moștenește vizibilitatea către nivelurile superioare.
4. Legați categoriile
Fiecare categorie de sesizare sau de document primește compartimentul competent. De aici încolo repartizarea se face singură.
5. Verificați pe un caz real
Depuneți o sesizare de probă și urmăriți unde ajunge. Este cel mai rapid mod de a descoperi o categorie legată greșit.
6. Porniți
Structura se poate schimba oricând ulterior, fără să se piardă nimic din ce s-a lucrat până atunci.
Înainte și după
De ce contează structura, nu doar lista de angajați
Repartizare pe ghicite
Categoria lucrării trimite automat la compartimentul competent. Secretariatul intervine doar la excepții.
„Nu am voie să văd dosarul”
Vizibilitatea vine din structură, nu din bifat drepturi de mână pentru fiecare om.
Un șef care nu vede nimic
Fiecare șef vede compartimentul lui și tot ce îi este subordonat, fără configurare separată.
Reorganizarea rupe istoricul
Un compartiment desființat își păstrează lucrările. Istoricul arată structura din momentul faptei, nu cea de azi.
Angajați fără compartiment
Nu se poate. Un cont fără compartiment nu primește lucrări, deci nu există conturi „suspendate în aer”.
Liste de e-mail paralele
Notificările merg pe compartiment, nu pe o listă întreținută separat, care rămâne mereu în urmă.
Cine poate ce, în mod implicit
Cetățeanul depune sesizări, cere audiențe și își vede propriile dosare. Nu are acces la nimic altceva.
Angajatul vede sarcinile proprii și lucrările la care i s-a cerut contribuția, pe tabla lui.
Șeful de compartiment vede compartimentul propriu și pe cele subordonate, poate redistribui în interiorul lor și vede încărcarea fiecărui om.
Primarul vede tot din propria primărie și administrează structura, categoriile și conturile.
Al cincilea rol este cel de administrator al platformei și aparține furnizorului. El nu are acces la conținutul dosarelor unei primării; separarea datelor între instituții este impusă la nivelul platformei, nu prin drepturi de utilizator.
Ce se întâmplă când se schimbă structura
Organigramele se schimbă: se comasează servicii, se înființează compartimente, se mută atribuții. Într-un registru ținut în Excel, o reorganizare înseamnă un fișier nou și un istoric rupt în două.
Aici, compartimentul desființat rămâne în evidență ca structură inactivă, împreună cu lucrările care au trecut prin el. Un dosar din 2024 arată compartimentul care l-a instrumentat atunci, nu pe cel care i-a preluat atribuțiile între timp. Este singura variantă utilă la un control.
Lucrările nefinalizate se mută în masă către noua structură, cu motiv comun consemnat în jurnalul de audit. Termenele legale curg mai departe de la data înregistrării: o reorganizare nu le întrerupe.
Disponibilitate pe pachete
De la ce pachet este inclus modulul
Compartimentele sunt incluse din pachetul COMUNĂ. Ierarhia pe mai multe niveluri — direcții cu servicii și birouri subordonate — intră din pachetul MUNICIPIU.
Întrebări frecvente despre modul
Despre organigrama primăriei și roluri
Câte niveluri de subordonare suportă structura?
În pachetele COMUNĂ și ORAȘ, două niveluri: compartimente de nivel întâi și subordonatele lor directe. În MUNICIPIU, oricâte — o comună folosește de regulă un singur nivel, un municipiu ajunge la trei sau patru. Limita se aplică deopotrivă în interfață și la importul structurii, iar mesajul spune pe ce nivel ar ajunge compartimentul respins.
Putem porni cu o structură simplă și să o detaliem mai târziu?
Da, și este recomandat. O organigramă copiată integral din regulament, cu compartimente care în realitate au un singur om, complică repartizarea fără să aducă nimic.
Un angajat poate aparține de două compartimente?
Are un compartiment de bază, care decide ce vede. Poate primi însă lucrări prin solicitare de contribuție de la orice alt compartiment, ceea ce acoperă în practică situațiile de cumul.
Ce se întâmplă cu lucrările unui angajat care pleacă?
Contul se dezactivează, iar lucrările lui se redistribuie în masă, cu motiv. Istoricul rămâne pe numele lui: cine a făcut ce, atunci când a făcut.
Se poate importa organigrama dintr-un fișier scanat?
Nu automat. Dintr-o scanare o convertim manual noi, ca parte din implementare, dar dacă aveți deja un tabel, importul este imediat. Detaliile sunt pe pagina de migrare a datelor.
Primarul vede și lucrările marcate ca interne?
Da, în propria primărie. Marcajul „intern” separă ce vede cetățeanul de ce vede instituția, nu ascunde nimic de conducerea instituției.
Se poate schimba rolul cuiva fără să se piardă istoricul?
Da. Rolul se modifică oricând, iar lucrările deja instrumentate rămân pe numele persoanei, cu rolul pe care îl avea atunci. Istoricul arată situația din momentul faptei, nu pe cea de azi.
Câte conturi de angajați intră în fiecare pachet?
Treizeci în pachetul COMUNĂ, optzeci în ORAȘ și nelimitat în MUNICIPIU. Conturile de cetățean sunt nelimitate în toate pachetele, pentru că numărul lor nu depinde de instituție.
Cum se face în Edilo
Pașii exacți din aplicație, din documentația platformei.
- Compartimentele și organigrama în Edilo Cum se construiește organigrama primăriei în Edilo: direcții, servicii, compartimente, șefi, câte niveluri permite fiecare pachet și cine vede ce.
- Redistribuirea unei lucrări către alt compartiment Cum se trimite în Edilo o lucrare la compartimentul competent: cine o poate face, de ce cere motiv și ce rămâne în istoricul lucrării.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.