1. Se descrie procedura o dată
Etapele, în ordine, cu ce trebuie făcut la fiecare. De regulă există deja, într-un document intern.
Modul al platformei Edilo
Șabloane pentru procedurile care se repetă
O procedură care se desfășoară la fel în fiecare an — pregătirea bugetului, raportarea către prefectură, inventarierea, campania de impozite — se descrie o singură dată, cu toate etapele și termenele ei, și se lansează apoi cu un singur clic. Termenele se recalculează din data de referință aleasă la lansare.
- Descrisă o dată lansată de câte ori este nevoie
- Termene relative recalculate din data de referință
- Cu responsabili pe compartiment, nu pe nume care pleacă
Cum se face un șablon
De la procedură scrisă la lucrări pe tablă
2. Fiecare etapă primește un termen relativ
Nu „15 martie”, ci „în a zecea zi de la data de referință”. Aceasta este diferența care face șablonul reutilizabil.
3. Se stabilesc responsabilii
Pe compartiment. Un responsabil nominal ar face șablonul inutil în anul în care persoana pleacă.
4. Se lansează, cu o dată de referință
Toate termenele se calculează din ea. Aceeași procedură lansată în alt an dă alte date, fără nicio rescriere.
5. Etapele apar ca lucrări
Pe tablele compartimentelor, alături de restul lucrărilor, cu termenele lor.
6. Se urmărește ca orice altceva
Restanțele unei proceduri apar în tabloul conducerii ca oricare alte restanțe.
Înainte și după
Ce se schimbă la procedurile anuale
Reinventate în fiecare an
Procedura se scrie o dată. Anul următor se lansează, nu se reconstruiește din memorie.
Etape uitate
Cine a făcut procedura anul trecut știe toți pașii. Cine o face prima dată nu — iar șablonul îi spune.
Termene recalculate manual
Se calculează singure din data de referință, la fiecare lansare.
Cunoașterea pleacă odată cu omul
Procedura rămâne în instituție, nu în capul unei persoane care iese la pensie.
Nimeni nu știe unde s-a ajuns
Etapele sunt lucrări obișnuite, vizibile pe tablă și în tabloul de bord.
Fișiere cu proceduri, pe calculatoare diferite
Șablonul este unul singur, iar modificarea lui se vede la toată lumea de la următoarea lansare.
De ce termenele se scriu ca distanțe, nu ca date
Un șablon cu termene fixe — „15 martie”, „30 aprilie” — funcționează un singur an. La a doua folosire, cineva trebuie să treacă prin toate etapele și să mute fiecare dată, ceea ce în practică înseamnă că nimeni nu îl mai folosește.
Termenul relativ se scrie ca distanță față de un punct: „în a cincea zi lucrătoare de la data de referință”, „cu zece zile înainte de termenul final”. La lansare se alege data de referință, iar toate etapele se așază singure.
Consecința practică este că aceeași procedură se poate lansa și pentru un termen mutat prin lege. Se schimbă data de referință, nu douăzeci de etape.
Lansarea este manuală, nu automată
Șablonul se lansează de o persoană, nu de un ceas intern. Generarea automată a procedurii la scadență — „în fiecare an, pe 1 martie, pornește singură” — nu este încă implementată.
O spunem aici pentru că diferența contează la cumpărare: cine are nevoie ca procedura să pornească fără intervenție umană trebuie să știe că astăzi primește o reamintire, nu o pornire automată.
În practica primăriilor cu care am discutat, lansarea manuală nu este o problemă — procedurile anuale au oricum un moment de decizie, iar cine o lansează vrea să aleagă data de referință. Rămâne totuși o diferență între ce are platforma și ce va avea, iar diferențele de acest fel se scriu, nu se ocolesc.
Disponibilitate pe pachete
De la ce pachet este inclus modulul
Șabloanele de proceduri repetitive sunt incluse din pachetul ORAȘ, împreună cu celelalte instrumente de organizare a lucrului între compartimente.
Întrebări frecvente despre modul
Despre șabloanele de proceduri
Câte șabloane putem defini?
Nu există o limită impusă. În practică o primărie ajunge la zece-cincisprezece: bugetul, raportările periodice, inventarierea, campania de impozite, pregătirea ședințelor de consiliu.
Cine poate crea sau modifica un șablon?
Primarul sau persoana desemnată de el. Modificarea nu afectează procedurile deja lansate — acelea își continuă drumul cu etapele pe care le aveau.
Procedura pornește singură la data stabilită?
Nu. Lansarea este manuală, iar generarea automată la scadență nu este încă implementată. Platforma reamintește, nu pornește singură.
Se poate lansa aceeași procedură de două ori în același an?
Da, cu date de referință diferite. Util pentru proceduri care se repetă trimestrial sau la fiecare ședință de consiliu.
Ce se întâmplă dacă o etapă nu se aplică anul acesta?
Se anulează cu motiv, iar procedura continuă. Motivul rămâne în jurnalul de audit, deci se poate explica la un control de ce lipsește etapa.
Șabloanele acoperă și termenele legale de raportare?
Da, iar acesta este cazul lor cel mai util. Calendarul obligațiilor se poate importa la punerea în funcțiune; vedeți termenele legale și migrarea datelor.
Se poate pregăti din timp o procedură pentru anul următor?
Da. Se lansează cu data de referință din anul următor, iar etapele apar cu termenele lor viitoare. Sunt vizibile ca lucrări programate, nu ca restanțe.
Cum se face în Edilo
Pașii exacți din aplicație, din documentația platformei.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.