1. Documentul intră
Pe ghișeu, prin poștă, prin e-mail sau din portalul cetățeanului. Se înregistrează o singură dată, indiferent pe unde a venit.
Modul de registratură
Registratură electronică pentru primării
Registrul de intrare-ieșire, circuitul documentului și termenul legal, în același loc. Numărul de înregistrare este unic pe primărie și pe an, iar traseul dosarului se vede fără să sunați pe nimeni.
- Număr unic pe primărie și pe an, alocat în tranzacție
- Termen automat calculat din data înregistrării
- 3 ani retenția jurnalului de audit imutabil
Circuitul documentului în primărie
De la ghișeu la răspuns, în șase pași
Același traseu, indiferent dacă documentul a venit pe hârtie, pe e-mail sau prin portalul cetățeanului.
2. Primește număr și termen
Numărul de înregistrare este unic pe an. În aceeași clipă se calculează termenul legal și se afișează data până la care trebuie trimis răspunsul.
3. Se repartizează
Către compartimentul competent, automat după categorie sau manual de secretariat. Repartizarea este consemnată, cu ora și persoana care a făcut-o.
4. Cineva confirmă preluarea
Din acel moment răspunderea este nominală. Un dosar fără preluare confirmată apare în tabloul conducerii, nu se pierde în tăcere.
5. Se lucrează și se comentează
Comentariile interne rămân interne. Cetățeanul vede doar ce este marcat public.
6. Se emite răspunsul
Răspunsul primește la rândul lui număr de ieșire, se leagă de documentul de intrare și închide dosarul. Cine a semnat rămâne consemnat.
Înainte și după
Ce se schimbă concret
„Unde a ajuns hârtia?”
Registrul spune cine a primit dosarul, când, și ce a făcut cu el. Nu mai trebuie întrebat pe hol.
Numere duble sau sărite
Alocarea se face într-o tranzacție cu blocare. Un singur număr, o singură dată.
Termene descoperite târziu
Termenul se vede de la înregistrare. Culoarea se schimbă înainte de expirare, nu după.
Căutare într-un caiet
Căutare după număr, emitent, compartiment, categorie sau conținut, în tot registrul, inclusiv în anii importați.
Răspundere colectivă
Confirmarea preluării face răspunderea nominală. „Nu am știut că e la mine” devine verificabil.
Control la audit
Jurnalul de audit este imutabil și se păstrează trei ani. Nu se editează nici de administrator.
Numărul de înregistrare, în detaliu
Este singurul element al registraturii care nu suportă aproximări. Dacă doi funcționari pot primi același număr, tot registrul își pierde valoarea probatorie.
La Edilo, alocarea se face într-o tranzacție cu blocare pe rândul contorului anual al primăriei. Practic: al doilea funcționar așteaptă câteva miimi de secundă și primește numărul următor. Nu există fereastră în care doi să citească același contor.
Contorul este separat pe primărie și pe an. O primărie nu poate vedea și nu poate influența numerotarea alteia — izolarea este impusă la nivelul platformei, nu prin drepturi de utilizator.
Ce se întâmplă cu registrul vechi
Se importă. Ne trimiteți ce aveți — CSV, Excel, sau chiar o listă exportată din alt program — iar noi convertim și verificăm rând cu rând înainte de salvare. Numerele istorice rămân neschimbate; numerotarea nouă continuă de acolo.
Dacă registrul vechi este doar pe hârtie, nu vă cerem să îl tastați. Se poate porni cu anul curent și se adaugă anii anteriori mai târziu, când și dacă are cineva timp.
Detaliile despre import, cu formatul exact al fișierelor: pagina de implementare.
Ce ne întreabă primăriile
Despre registratura electronică a primăriei
Ce este registratura electronică într-o primărie?
Este registrul de intrare-ieșire ținut într-o aplicație în locul caietului: fiecare document primit sau emis capătă un număr de înregistrare unic, o dată certă și un traseu vizibil prin compartimente, până la răspunsul final.
Cum se generează numărul de înregistrare, ca să nu se dubleze?
Numărul este unic pe primărie și pe an, iar alocarea lui se face într-o tranzacție cu blocare la nivel de bază de date. Doi funcționari care înregistrează în aceeași secundă primesc numere diferite, nu același număr.
Se poate înregistra retroactiv un document?
Nu. Data înregistrării este cea reală, iar orice modificare ulterioară rămâne consemnată în jurnalul de audit, cu utilizator, dată și adresă IP. Jurnalul nu poate fi modificat sau șters.
Se poate importa registrul din anii anteriori?
Da, din CSV sau Excel, cu verificare rând cu rând înainte de salvare. Numerele istorice se păstrează ca atare, iar numerotarea nouă continuă de unde ați rămas.
Rămâne valabilă înregistrarea pe hârtie în paralel?
Puteți ține ambele o perioadă, dar nu are rost mai mult de câteva săptămâni: dubla înregistrare înseamnă dublă muncă și, inevitabil, două adevăruri diferite despre același dosar.
Se poate căuta în registru după conținutul documentului?
Da, după număr, emitent, compartiment, categorie sau text, inclusiv în anii importați. Diacriticele nu contează la căutare: „petitie” găsește și „petiție”.
Cine poate anula o înregistrare greșită?
Nu se anulează și nu se șterge. Se face o îndreptare, legată de numărul inițial, iar ambele rămân în registru. Un registru din care dispar poziții își pierde exact valoarea pentru care există.
Cum se face în Edilo
Pașii exacți din aplicație, din documentația platformei.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.
Temeiul legal
Informațiile de pe această pagină se întemeiază pe actele de mai jos, în forma publicată pe Portalul Legislativ. Verificat la 11 septembrie 2026.
- OG nr. 27/2002 privind soluționarea petițiilor
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public
- Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996
Edilo nu oferă consultanță juridică. Legislația se poate modifica după data verificării.