Dosarul cu șină, după Legea nr. 9/2023
Din 4 iulie 2023, o instituție publică nu mai poate cere cetățeanului un dosar cu șină, alte obiecte de birotică sau bani pentru ele. Pagina spune exact ce s-a interzis, ce trebuie acceptat în schimb și ce înseamnă asta pentru registratura unei primării.
- 4 iulie 2023 data intrării în vigoare
- Legea nr. 9/2023 modifică OUG nr. 41/2016
- Zero birotică nici obiectul, nici contravaloarea lui
Ce nu mai poate cere instituția
Legea nr. 9/2023 modifică Ordonanța de urgență nr. 41/2016 privind stabilirea unor măsuri de simplificare la nivelul administrației publice centrale.
Dosare și dosare cu șină
Împreună cu orice alt articol sau obiect de birotică. Nici obiectul, nici contravaloarea lui.
Copii legalizate obligatorii
Se acceptă dacă sunt prezentate, dar nu se pot impune ca cerință.
Documente deja deținute
Dacă informația există în evidențele instituției sau ale altei autorități, se obține pe cale administrativă.
Taxe pentru materiale
Nicio sumă pentru dosare, folii, plicuri sau alte consumabile.
Ce trebuie acceptat în schimb
Copia electronică a actului de identitate
Transmisă pe adresa de e-mail pe care instituția are obligația să o publice în acest scop.
Documente semnate electronic
Cu semnătură electronică calificată sau avansată, în format electronic.
Fotocopiere gratuită
Când documentul trebuie totuși la dosar pe hârtie, copierea este pe seama instituției.
Plata prin mijloace moderne
Card sau alte mijloace electronice, nu exclusiv numerar la casierie.
Partea despre care se vorbește mai puțin
Interdicția dosarului cu șină a fost primită ca o veste bună și a rămas, în multe locuri, doar atât. Partea grea a legii nu este ce nu se mai cere, ci ce trebuie să poată face instituția în schimb: să primească documente pe e-mail și să le trateze la fel ca pe cele depuse la ghișeu.
Aici apare problema practică. Într-o registratură ținută pe hârtie, un document primit pe e-mail se tipărește, se pune într-un dosar — cumpărat acum de instituție — și se înregistrează manual. Legea este respectată formal, munca a crescut, iar cetățeanul a câștigat doar drumul până la papetărie.
Într-o registratură electronică, documentul primit electronic intră direct în registru, cu număr de înregistrare și dată certă, fără să fie nevoie de un obiect fizic în care să stea. Aceasta este forma în care legea produce efectul pentru care a fost scrisă.
Adresa de e-mail care trebuie publicată
Instituția are obligația de a publica adresa de e-mail pe care primește copiile electronice ale actelor de identitate. Este o informație care trebuie să fie ușor de găsit, nu ascunsă în subsolul unei pagini: dacă cetățeanul nu o găsește, obligația rămâne neîndeplinită în fapt, oricât de corect ar fi fost publicată.
Pe site-ul public al primăriei, adresa apare automat în secțiunea de contact și în cea de relații cu cetățenii, din datele completate o singură dată la configurare.
Ce înseamnă „depunere online” corect făcută
Un formular online care, la final, îi spune cetățeanului să tipărească și să aducă la ghișeu nu este depunere online. Testul practic este simplu: dacă la capătul procesului solicitantul are un număr de înregistrare și nu mai trebuie să se deplaseze, atunci depunerea este electronică. Altfel este un formular tipărit pe ecran.
Cum arată varianta completă: cereri și formulare online.
Despre dosarul cu șină și Legea nr. 9/2023
Ce interzice, pe scurt, Legea nr. 9/2023?
Instituțiile publice nu mai pot cere solicitantului dosare, dosare cu șină sau orice alt articol de birotică, nici sume de bani pentru astfel de materiale. Legea modifică OUG nr. 41/2016 privind simplificarea administrativă și a intrat în vigoare la 4 iulie 2023.
Mai putem cere copii legalizate?
Nu ca cerință obligatorie. Dacă cetățeanul prezintă totuși o copie legalizată, ea se acceptă, dar instituția nu o poate impune. Regula urmărește costul pe care îl suporta cetățeanul la notar pentru un document pe care funcționarul îl putea confrunta cu originalul.
Ce trebuie să accepte instituția în locul actului fizic?
Copia electronică a actului de identitate, transmisă pe adresa de e-mail publicată în acest scop, și documentele în format electronic semnate cu semnătură electronică calificată sau avansată. Instituția are obligația de a publica adresa de e-mail pe care le primește.
Legea se aplică și la concursuri și la achiziții?
Da. Regulile privesc solicitările de servicii publice, dosarele de concurs pentru funcții publice și procedurile de achiziție publică deopotrivă.
Ce facem cu documentele pe care instituția le deține deja?
Nu se mai cer de la cetățean. Principiul „o singură dată” este chiar rațiunea OUG nr. 41/2016: dacă o informație există deja în evidențele instituției sau ale altei autorități, ea se obține pe cale administrativă, nu de la solicitant.
Cine suportă costul copierii, dacă documentul trebuie la dosar pe hârtie?
Instituția. Fotocopierea documentelor solicitate în format fizic este gratuită pentru cetățean.
Ce se schimbă practic pentru registratură?
Cererea nu mai vine obligatoriu într-un dosar, iar o parte dintre ea vine pe e-mail. Registratura trebuie să poată înregistra la fel de simplu un document primit electronic ca pe unul depus la ghișeu — altfel regula se aplică pe hârtie și se ocolește în practică.
Ce riscă instituția care continuă să ceară dosar cu șină?
Cerința este nelegală și poate fi contestată de solicitant. Mai important în practică: o astfel de cerință apare imediat într-o sesizare sau într-o plângere, iar instituția ajunge să răspundă la ea în loc să rezolve dosarul.
Sursele
- Legea nr. 9/2023, Portalul Legislativ — publicată în Monitorul Oficial nr. 14 din 5 ianuarie 2023, în vigoare de la 4 iulie 2023
- OUG nr. 41/2016 privind simplificarea administrativă — actul modificat
Verificat la 18 septembrie 2026. Pagina descrie cadrul general; încadrarea unei situații concrete rămâne a instituției.
Vedeți platforma pe datele dumneavoastră
Cont demonstrativ gratuit, 14 zile, fără obligații și fără date de plată. Îl configurăm noi, cu structura primăriei dumneavoastră.