Termenele de păstrare și predarea documentelor la arhivă

Întrebarea „cât ținem hârtia asta?" pare o chestiune de spațiu în depozit. Este, de fapt, o succesiune de termene legale cu destinatari diferiți, iar cele mai multe primării le amestecă între ele. Mai jos este lanțul complet, cu articolul din care vine fiecare verigă.

Două depuneri diferite, confundate mereu

Un document trece prin două predări, nu prin una:

1. de la compartiment la arhiva instituției — în al doilea an de la constituire;
2. de la instituție la Arhivele Naționale — după 20, 30, 50 sau 100 de ani, în funcție de tipul documentului.

Între ele stau ani întregi în care documentul este în depozitul primăriei, pe răspunderea primăriei. Confuzia cea mai costisitoare este să credeți că „predarea la arhivă" înseamnă că documentul a plecat din instituție. Nu a plecat; a coborât un etaj.

Prima depunere: în al doilea an, la depozitul propriu

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorului în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și de proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 și 3 (art. 9 alin. 1).

Trei lucruri pe care le ratează în practică o primărie:

• Termenul nu se negociază cu volumul. „Anul acesta am avut prea multe dosare" nu prelungește al doilea an.
• Inventarul nu este o listă informală. Are formă stabilită prin anexă, iar fără el predarea nu s-a produs juridic, oricâte cutii s-au mutat.
• Evidența intrărilor și ieșirilor din depozit se ține pe registru, potrivit anexei nr. 4 (art. 9 alin. 2). Un depozit fără registru nu poate răspunde la întrebarea „unde este dosarul", care este singura întrebare pusă vreodată unui arhivar.

Comisia de selecționare și ce poate ea decide

În fiecare unitate creatoare și deținătoare de documente funcționează o comisie de selecționare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului, formată dintr-un președinte, un secretar și un număr impar de membri, numiți din rândul specialiștilor proprii. Comisia se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar, analizează fiecare unitate arhivistică în parte și îi stabilește valoarea practică sau istorică, iar hotărârea se consemnează într-un proces-verbal (art. 11 alin. 1).

Numărul impar nu este un detaliu decorativ: o comisie pară se poate bloca, iar un blocaj într-o comisie de selecționare înseamnă dosare care rămân în depozit ani în plus, fără decizie.

La nivel central, în cadrul Arhivelor Naționale funcționează o comisie centrală de selecționare, care coordonează activitatea (art. 10). Comisia din primărie nu este o subdiviziune a ei — este proprie instituției.

Nimic nu iese din arhivă fără avizul Arhivelor

Aceasta este veriga pe care se greșește cu cele mai grave urmări. Scoaterea documentelor din evidența arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorului sau deținătorului și cu avizul Arhivelor Naționale ori al serviciului județean, după caz — în urma selecționării, a transferului în alt depozit sau ca urmare a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat (art. 9 alin. 3).

Cu alte cuvinte: termenul expirat din nomenclator nu autorizează distrugerea. El doar face documentul eligibil pentru selecționare. Între „termenul a trecut" și „documentul poate fi distrus" stau comisia, procesul-verbal și avizul. O primărie care aruncă dosare pentru că „le-a expirat termenul" a sărit trei pași dintr-un lanț de patru.

A doua depunere: termenele către Arhivele Naționale

Observați că termenul curge de la creare, nu de la închiderea dosarului și nu de la expirarea termenului din nomenclator. Pentru o primărie, consecința practică este că documentele tehnice — autorizații de construire, documentații de urbanism — rămân în depozitul propriu o jumătate de secol. Ele sunt, de departe, volumul cel mai mare și cel mai des cerut.

Când poate un cetățean consulta documentul

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național pot fi consultate, la cerere, de cetățeni români și străini, după 30 de ani de la creare. Pentru cele la care acest termen nu s-a împlinit, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unității creatoare sau deținătoare (art. 28 alin. 2).

Regula aceasta nu înlocuiește accesul la informațiile de interes public. Sunt două regimuri diferite, cu temeiuri diferite: unul privește cercetarea arhivistică, celălalt dreptul de a primi o informație. O cerere întemeiată pe Legea nr. 544/2001 nu se respinge cu argumentul că nu s-au împlinit 30 de ani.

Ce înseamnă asta pentru registratura de azi

Toate termenele de mai sus pornesc dintr-un singur loc: categoria în care documentul a fost încadrat la înregistrare. Dacă încadrarea se face din memorie, la ghișeu, atunci termenul de păstrare al fiecărui dosar este o presupunere, iar peste cincisprezece ani nimeni nu mai poate reconstitui de ce un document a fost trecut într-un fel și nu în altul.

De aceea nomenclatorul arhivistic nu este un document de conformitate care se scrie o dată și se pune în dulap. Este tabelul din care registratura alege, la fiecare înregistrare, categoria — iar categoria decide, în aceeași clipă, câți ani va sta dosarul în depozit și când va fi eligibil pentru selecționare.

Într-un registru electronic, legătura se face singură: categoria aleasă la înregistrare poartă cu ea termenul din nomenclator, iar comisia de selecționare primește, la întrunirea anuală, lista dosarelor care au ajuns la termen — nu o cutie cu surprize.