Ghidul rolului Primar și administrator

Cum arată

Pas cu pas

1. Completați datele primăriei, în Configurare.
2. Construiți organigrama, în Compartimente: compartimentele și, unde pachetul permite, subordonarea lor. Fără compartimente nu se pot repartiza lucrări.
3. Creați conturile angajaților, în Utilizatori, fiecare cu rolul și compartimentul lui. Fiecare om primește pe e-mail un link cu care își setează singur parola.
4. Stabiliți categoriile de sesizări și compartimentul către care merge fiecare. Categoria este aleasă de cetățean la depunere și decide unde ajunge sesizarea.
5. Pentru datele din sistemul vechi — organigrama, lista angajaților, sesizările din anii trecuți —, citiți pagina Migrarea datelor.
6. Intrați cu un cont de angajat și verificați că vede exact lucrările compartimentului său. Este cel mai rapid test că organigrama și conturile sunt legate corect.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Numai rolul Primar poate crea compartimente și conturi de angajat.

  Permisiunile platformei

• Numărul de conturi de angajat active este limitat de pachet: 30 la COMUNĂ, 80 la ORAȘ, nelimitat la MUNICIPIU. Conturile cetățenilor nu intră în această limită.

  Pachetul comercial

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Deschideți Compartimente și creați structurile de la vârf în jos: întâi cele care nu au pe nimeni deasupra, apoi pe cele subordonate lor.
2. Alegeți tipul fiecărei structuri: direcție, serviciu sau compartiment.
3. Încadrați oamenii în compartimente și dați rolul Șef de compartiment celor care conduc o structură.
4. Dacă organizarea se schimbă, mutați structura în arbore. Structurile de sub ea se mută odată cu ea.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Numai rolul Primar creează, mută și șterge compartimente și numește șefii lor.

  Permisiunile platformei

• Un șef de compartiment poate modifica denumirea și ordinea propriului compartiment, dar nu îl poate muta în arbore.

  Permisiunile platformei

• COMUNĂ și ORAȘ permit două niveluri — de exemplu un serviciu și compartimentele de sub el. MUNICIPIU permite oricâte niveluri.

  Pachetul comercial

• La mutare se socotește și ce duce structura cu ea: o direcție cu servicii în subordine nu poate fi mutată sub o structură aflată deja la limita de niveluri.

  Validarea platformei

• Un cont cu rolul Șef de compartiment vede lucrările compartimentului în care este încadrat și ale tuturor compartimentelor subordonate, pe toate nivelurile. Ce vede omul depinde de rolul și de încadrarea contului lui; câmpul „șef” din organigramă este folosit la notificări, nu la drepturi.

  Permisiunile platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. În Utilizatori, creați contul cu numele, adresa de e-mail, rolul și compartimentul omului.
2. Omul primește pe e-mail un link cu care își alege parola. Parola nu trece prin mâna nimănui altcuiva.
3. Dacă omul pleacă, dezactivați-i contul. Dacă are lucrări deschise, platforma vă cere întâi să le redistribuiți sau să confirmați explicit dezactivarea. Sesiunile lui active se închid, iar istoricul lucrărilor rămâne, cu numele lui.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Numai rolul Primar creează conturi, schimbă rolul unui om și dezactivează conturi. Nimeni nu își poate schimba propriul rol și nu își poate dezactiva propriul cont.

  Permisiunile platformei

• Adresa de e-mail este unică în cadrul primăriei.

  Validarea platformei

• Angajatul vede lucrările compartimentului său, dar poate lucra — prelua, începe, bloca, finaliza — numai pe cele repartizate lui sau create de el.

  Permisiunile platformei

• Un angajat fără compartiment vede numai lucrările repartizate lui sau create de el.

  Permisiunile platformei

• Se numără conturile de angajat active: COMUNĂ permite 30, ORAȘ 80, MUNICIPIU nelimitat. Un cont dezactivat eliberează locul.

  Pachetul comercial

• Registrele legale — ședințele consiliului, Monitorul Oficial Local, consultările publice, site-ul primăriei — sunt accesibile rolului Primar. Persoana care le ține, de regulă secretarul general, are nevoie de acest rol.

  Permisiunile platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Din Nou în Repartizat: șeful sau rolul Primar alege omul, din meniul ⋮ Mai multe acțiuni → Repartizează.
2. Din Repartizat în Preluat: omul apasă Confirmă preluarea.
3. Din Preluat în În lucru: omul apasă Începe lucrul.
4. Din În lucru în Finalizat: Marchează ca rezolvat.
5. Dacă apare o problemă, din meniul ⋮: Marchează blocat sau Escaladează la conducere — aceasta din urmă duce lucrarea în Necesită decizie. O lucrare blocată se reia cu Deblochează.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• O lucrare repartizată poate fi preluată, redistribuită, blocată sau anulată — dar nu finalizată direct.

  Stările lucrării în platformă

• Excepție: un document de registratură se poate închide chiar din stările Nou sau Repartizat, fără să fie preluat. Așa se închide, de exemplu, o petiție anonimă în ziua în care intră.

  Stările lucrării în platformă

• Blocarea, cererea unei decizii, redistribuirea și anularea cer un motiv scris. Fără el, schimbarea este refuzată.

  Stările lucrării în platformă

• O lucrare finalizată poate fi redeschisă numai de rolul Primar, și revine în starea În lucru. O lucrare anulată nu mai poate fi redeschisă.

  Stările lucrării și permisiunile platformei

• Fiecare schimbare de stare se consemnează în istoricul lucrării, cu cine a făcut-o, când și cu ce motiv.

  Istoricul lucrării

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Deschideți lucrarea și alegeți, din meniul ⋮ Mai multe acțiuni, Repartizează.
2. Alegeți responsabilul dintre oamenii compartimentului. Opțional, stabiliți un termen și scrieți o mențiune pentru responsabil; ea rămâne în istoricul lucrării.
3. Lucrarea trece din Nou în Repartizat, iar omul este anunțat.
4. Urmăriți confirmarea preluării. O lucrare care stă în Repartizat nu a ajuns încă, de fapt, la nimeni.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Rolul Primar poate repartiza orice lucrare. Șeful de compartiment poate repartiza lucrările compartimentului său și ale compartimentelor subordonate.

  Permisiunile platformei

• Responsabilul trebuie să fie angajat al primăriei, nu cetățean.

  Validarea platformei

• Responsabilul trebuie să facă parte din compartimentul lucrării sau dintr-unul subordonat lui. Pentru un om din alt compartiment, lucrarea se redistribuie, nu se repartizează.

  Validarea platformei

• Schimbarea responsabilului unei lucrări deja începute nu îi schimbă starea, dar se consemnează în istoric, cu responsabilul anterior.

  Istoricul lucrării

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Când nu puteți continua, deschideți meniul ⋮ Mai multe acțiuni și alegeți Marchează blocat dacă așteptați ceva, sau Escaladează la conducere dacă trebuie să hotărască cineva.
2. Scrieți motivul astfel încât să poată fi înțeles fără dumneavoastră: ce lipsește sau ce trebuie hotărât.
3. Când obstacolul dispare, apăsați Deblochează. Lucrarea revine în starea În lucru.
4. Când conducerea a hotărât, consemnați decizia într-un comentariu pe lucrare. Dacă lucrarea continuă, apăsați Reia lucrul; dacă decizia o încheie, Marchează ca rezolvat.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Amândouă stările cer un motiv scris. Fără el, schimbarea este refuzată.

  Stările lucrării în platformă

• La trecerea în Necesită decizie, sunt anunțate toate conturile active cu rolul Primar.

  Notificările platformei

• Deblocarea readuce lucrarea în starea În lucru.

  Stările lucrării în platformă

• Pe o sesizare, cetățeanul este anunțat când lucrarea devine Blocată. Nu este anunțat când lucrarea trece în Necesită decizie.

  Notificările platformei

• Dintr-o lucrare care Necesită decizie, butonul Reia lucrul o readuce în starea În lucru.

  Ecranul lucrării

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Verificați că tot ce s-a cerut de la alte compartimente s-a încheiat.
2. Apăsați Marchează ca rezolvat.
3. La o sesizare, completați Răspunsul către cetățean, de cel puțin 10 caractere. El îl vede în contul lui.
4. Opțional, completați Notă internă — cetățeanul nu o vede.
5. Redeschiderea și anularea, numai pentru rolul Primar: din meniul ⋮, Redeschide sau Anulează, cu motiv scris.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• O sesizare nu se poate închide fără răspunsul public către cetățean, de cel puțin 10 caractere.

  Validarea platformei

• O lucrare cu contribuții solicitate altor compartimente, încă neîncheiate, nu poate fi marcată ca rezolvată.

  Validarea platformei

• Angajatul poate închide lucrările repartizate lui sau create de el; șeful, pe cele din compartimentele lui; rolul Primar, pe oricare.

  Permisiunile platformei

• O lucrare închisă nu mai poate fi modificată decât de rolul Primar.

  Permisiunile platformei

• Redeschiderea și anularea le poate face numai rolul Primar, și cer un motiv scris. Lucrarea redeschisă revine în starea În lucru.

  Permisiunile și stările lucrării

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Din meniul ⋮ Mai multe acțiuni, alegeți Redistribuie altui compartiment.
2. Alegeți compartimentul competent.
3. Scrieți motivul: de ce lucrarea nu este a compartimentului de acum.
4. Opțional, alegeți direct responsabilul din noul compartiment.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Rolul Primar poate redistribui orice lucrare; șeful de compartiment, lucrările din compartimentul său și din cele subordonate.

  Permisiunile platformei

• Motivul este obligatoriu.

  Stările lucrării în platformă

• Compartimentul nou trebuie să fie altul decât cel actual.

  Validarea platformei

• Dacă alegeți și responsabilul, el trebuie să facă parte din compartimentul nou sau dintr-unul subordonat lui.

  Validarea platformei

• Istoricul consemnează două mișcări: plecarea de la compartimentul vechi și sosirea la cel nou, ca Repartizat.

  Istoricul lucrării

• Este anunțat responsabilul ales. Dacă nu alegeți unul, sunt anunțate conturile active cu rolul Șef de compartiment din compartimentul nou.

  Notificările platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Deschideți lucrarea, apoi ⋮ Mai multe acțiuni → Solicită contribuție.
2. Alegeți Compartimentul solicitat, scrieți Ce anume cereți și, dacă este nevoie, detaliile și termenul. Apăsați Trimite solicitarea.
3. În compartimentul solicitat, deschideți lucrarea din notificare. La fila Contribuții apăsați Confirmă preluarea.
4. Când partea dumneavoastră este gata, scrieți răspunsul în câmpul contribuției și apăsați Finalizează contribuția.
5. Dacă cererea nu este a compartimentului, scrieți motivul și apăsați Refuză, cu motivul scris.
6. Solicitantul citește răspunsul la fila Contribuții și duce lucrarea la capăt.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Contribuția se cere numai de la alt compartiment decât cel responsabil de lucrare. Termenul, dacă se dă, nu poate fi în trecut.

  Validarea platformei

• Poate cere o contribuție oricine are dreptul să modifice lucrarea.

  Permisiunile platformei

• La solicitare sunt anunțați șefii activi ai compartimentului solicitat.

  Notificările platformei

• Contribuția o lucrează oamenii compartimentului solicitat, șeful lui sau rolul Primar. Ei văd și lucrarea pentru care li s-a cerut contribuția.

  Permisiunile platformei

• Refuzul cere un motiv scris. Solicitantul este anunțat la refuz și la finalizare.

  Regula platformei

• Lucrarea nu poate fi marcată ca rezolvată cât timp are contribuții solicitate sau preluate.

  Stările lucrării în platformă

• Solicitarea, preluarea, refuzul și finalizarea se consemnează în jurnalul de audit.

  Jurnalul de audit

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Scrieți comentariul. Pentru angajați, bifa Comentariu intern este pusă implicit.
2. Pentru colegi lăsați bifa: ce s-a verificat, cu cine s-a vorbit, ce urmează.
3. Pentru cetățean scoateți bifa — de exemplu, ca să-i cereți o precizare sau să-i spuneți când vine echipa. Verificați eticheta Vizibil și cetățeanului înainte de a trimite.
4. Răspunsurile cetățeanului apar în aceeași listă de comentarii a lucrării. Deschideți lucrarea pentru a le vedea.
5. La încheiere, scrieți concluzia la Marchează ca rezolvat, în Răspunsul către cetățean.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Notele interne sunt filtrate pe server: un cetățean nu le primește deloc, nu doar că nu i se afișează.

  Permisiunile platformei

• Pe o sesizare depusă din portal, comentariile fără bifă apar în contul cetățeanului, la Mesaje. Numele angajatului nu se arată: autorul apare ca „Primăria”.

  Portalul cetățeanului

• La fiecare comentariu fără bifă pe sesizarea lui, cetățeanul primește o notificare.

  Notificările platformei

• Cetățeanul poate răspunde din cont cât timp sesizarea nu este finalizată sau anulată. Comentariul lui nu poate fi niciodată intern. Angajații nu primesc notificare la răspunsul lui.

  Portalul cetățeanului

• Un comentariu publicat nu se editează din ecran. Dacă ați greșit, ștergeți-l și scrieți-l din nou.

  Ecranul lucrării

• Un comentariu poate fi șters de autorul lui sau de rolul Primar. Ștergerea se consemnează în jurnalul de audit, cu textul comentariului.

  Jurnalul de audit

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Alegeți tipul documentului și scrieți expeditorul — amândouă sunt obligatorii.
2. Scrieți un titlu care să spună despre ce este documentul, fără să fie nevoie să fie deschis.
3. Dacă documentul a intrat într-o zi anterioară, treceți data intrării. Altfel, se consemnează ziua de azi.
4. Indicați compartimentul care îl soluționează și, dacă știți, persoana. Documentul ajunge acolo imediat.
5. Atașați documentul scanat sau primit electronic.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Numărul de înregistrare este unic pe primărie și pe an și se alocă într-o tranzacție cu blocare. Nu pot exista două documente cu același număr.

  Registratura platformei

• Numărul are forma prefix, număr, an — de exemplu P-1523/2026. Prefixul arată tipul: P petiție, A adresă, C cerere, N notificare, S solicitare, X altele, dacă primăria nu și-a stabilit un prefix propriu.

  Registratura platformei

• Anul din număr este anul în care se face înregistrarea.

  Registratura platformei

• Data intrării nu poate fi în viitor, iar termenul, dacă îl stabiliți, nu poate fi în trecut.

  Validarea platformei

• Pentru a repartiza unei persoane trebuie indicat și compartimentul.

  Validarea platformei

• Un document se poate închide imediat, fără să fie preluat, dacă nu necesită lucru — de exemplu o petiție anonimă clasată în ziua în care intră.

  Stările lucrării în platformă

• Fișierul atașat se verifică după conținutul lui real, nu doar după extensie. Fișierele executabile sunt refuzate, iar dimensiunea maximă este de 100 MB.

  Validarea încărcărilor

• Registratura este inclusă de la pachetul ORAȘ. În pachetul COMUNĂ, înregistrarea unui document este refuzată cu un mesaj care spune asta.

  Pachetul comercial

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Începeți cu lista De confirmat: lucrările repartizate dumneavoastră pe care nu le-ați preluat încă.
2. Treceți apoi la Astăzi și restante: tot ce are termenul azi sau l-a depășit.
3. Verificați Blocate de mine: lucrările dumneavoastră care așteaptă ceva. Poate a sosit.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Listele cuprind numai lucrările repartizate dumneavoastră, nu pe ale compartimentului.

  Ecranul Ziua mea

• „Astăzi și restante” cuprinde lucrările repartizate, preluate sau în lucru cu termenul până azi inclusiv.

  Ecranul Ziua mea

• Lucrările în starea Necesită decizie nu apar în niciuna dintre liste; ele așteaptă conducerea, nu pe dumneavoastră.

  Ecranul Ziua mea

• Confirmarea preluării din listă este aceeași acțiune ca din pagina lucrării.

  Permisiunile platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Deschideți Șabloane de proceduri și creați un șablon: denumire, descriere, apoi pașii în ordine.
2. Pentru fiecare pas: denumirea, compartimentul, prioritatea și decalajul în zile față de data de referință — negativ pentru „înainte”, pozitiv pentru „după”.
3. Dacă pasul trebuie să ajungă direct la șeful compartimentului, alegeți pentru el rolul șef de compartiment.
4. Când procedura începe, apăsați Lansează, indicați data de referință — de exemplu data ședinței — și, dacă doriți, un sufix pentru denumire, ca „septembrie 2026”.
5. Urmăriți procedura din Proiecte: fiecare pas este acum o sarcină obișnuită, cu termenul ei.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Un șablon are între 1 și 50 de pași. Decalajul fiecărui pas este între −365 și 365 de zile.

  Validarea platformei

• Decalajul se socotește în zile calendaristice: un pas la „−5” are termen cu cinci zile înainte de data de referință, chiar dacă termenul cade într-o zi nelucrătoare.

  Calculul platformei

• Lansarea creează un proiect în derulare, coordonat de compartimentul șablonului — sau, dacă șablonul nu are unul, de compartimentul primului pas —, cu începutul și sfârșitul estimate după cel mai devreme și cel mai târziu termen.

  Regula platformei

• Un pas fără compartiment ajunge la compartimentul coordonator al proiectului.

  Regula platformei

• Numai pașii marcați pentru rolul „șef de compartiment”, și care au compartiment, sunt repartizați automat — primului șef activ al acelui compartiment. Ceilalți rămân nerepartizați, în coada compartimentului, și se repartizează ca orice lucrare.

  Regula platformei

• Proiectul și toate sarcinile se creează împreună: dacă una nu se poate crea, nu se creează nimic.

  Regula platformei

• Șabloanele le creează, le modifică și le lansează rolul Primar și șefii de compartiment. Ștergerea unui șablon este rezervată rolului Primar.

  Permisiunile platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Cetățeanul depune sesizarea din portal sau din telefon, cu descriere, categorie și, opțional, fotografii și punct pe hartă.
2. Sesizarea venită la ghișeu, prin telefon sau prin poștă o înregistrează un angajat: Sesizări → Înregistrează sesizare, cu Domeniul sesizării și, opțional, Petentul.
3. Categoria o trimite la compartimentul stabilit în Configurare.
4. Șeful compartimentului o repartizează unui om, care confirmă preluarea și lucrează la ea.
5. La soluționare, responsabilul apasă Marchează ca rezolvat și scrie Răspunsul către cetățean.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Termenul se fixează la 30 de zile calendaristice de la depunere.

  Din lege: OG nr. 27/2002, art. 8 alin. (1)

• Cetățeanul este anunțat la trecerea în stările Repartizat, În lucru, Blocat, Finalizat și Anulat. Stările pur interne — preluarea, redistribuirea, cererea unei decizii — nu i se comunică.

  Notificările platformei

• Sesizarea nu se închide fără răspunsul public către cetățean.

  Validarea platformei

• Cetățeanul vede numai sesizările depuse de el: starea, parcursul, fotografiile, comentariile fără bifa Comentariu intern și răspunsul final.

  Portalul cetățeanului

• Sesizarea înregistrată de un angajat primește aceleași reguli: compartimentul domeniului, dacă nu se alege altul, și termenul de 30 de zile, dacă nu se dă altul. Petentul nu are cont, deci nu primește notificări; răspunsul i se comunică de primărie.

  Regula platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Filtrați după stadiu — nerezolvate, în lucru, rezolvate — sau după categorie.
2. Deschideți un punct ca să vedeți sesizarea. Din fereastra lui ajungeți la pagina ei din aplicație.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Apar numai sesizările cu coordonate, neanulate, din ultimele 12 luni, pe care cetățeanul nu le-a exclus de pe harta publică.

  Harta platformei

• Cetățeanul decide la depunere dacă sesizarea poate apărea pe harta publică. Opțiunea este bifată implicit.

  Formularul de sesizare

• Datele hărții pot fi citite și fără autentificare. Pe punct apare categoria, nu titlul sesizării, iar coordonatele sunt rotunjite la patru zecimale, adică aproximativ 11 metri.

  Harta platformei

• Răspunsul public al primăriei apare pe punct. Tot ce scrieți acolo este, practic, public.

  Harta platformei

• Sesizările blocate sau care necesită decizie se văd numai cu filtrul „Toate statusurile”.

  Harta platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Creați raportarea cu denumirea, compartimentul și termenul — toate trei sunt obligatorii.
2. Alegeți responsabilul și cu câte zile înainte să apară în rezumatul zilnic. Fără alegere, platforma folosește 7, 3 și 1 zile.
3. Lucrați la raportare și marcați-o finalizată când a fost trimisă.
4. Pentru o raportare care revine lunar sau anual, după finalizare adăugați apariția următoare: cele create direct în platformă nu se repetă singure.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Raportările le creează rolul Primar și șefii de compartiment. Le poate finaliza responsabilul, șeful care vede compartimentul sau rolul Primar. Ștergerea o face numai rolul Primar.

  Permisiunile platformei

• O raportare nefinalizată cu termenul trecut devine Depășită. Starea se actualizează în fiecare noapte.

  Sarcinile programate ale platformei

• Amintirea vine în rezumatul zilnic, trimis în zilele lucrătoare dimineața, și nu în zilele de sărbătoare legală. Rezumatul ajunge la responsabil și la șeful compartimentului.

  Rezumatul zilnic

• O raportare apare în rezumat în zilele alese înainte de termen și în fiecare zi după ce termenul a trecut.

  Rezumatul zilnic

• Se pot alege cel mult cinci momente de amintire, fiecare între 1 și 90 de zile înainte de termen.

  Validarea platformei

• Pentru termenele importate cu periodicitate, apariția următoare se creează automat. Pentru cele create direct în platformă, apariția următoare se adaugă de mână.

  Recurențele platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Deschideți calendarul și alegeți orizontul: 7, 30 sau 90 de zile.
2. Începeți cu ce este depășit, apoi cu ce expiră săptămâna aceasta.
3. Rolul Primar poate deschide, separat, simularea de control. Citiți întâi capitolele neconforme; ele apar primele.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Calendarul îl vede orice angajat și cuprinde obligațiile întregii primării, nu doar ale compartimentului propriu.

  Permisiunile platformei

• Simularea de control o vede numai rolul Primar.

  Permisiunile platformei

• Verdictul „nedeterminat” înseamnă că platforma nu are din ce să judece — de exemplu analiza semestrială a petițiilor, care nu se ține în platformă. Nu înseamnă „conform”.

  Simularea de control

• Simularea arată cel mult cinci exemple pe capitol și caută lucrările închise cu întârziere în ultimele șase luni.

  Simularea de control

• Nici calendarul, nici simularea nu calculează un procent de conformitate.

  Simularea de control

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Țineți la zi lista consilierilor: începutul mandatului și, la încetare, data și motivul. Din ea se socotesc cvorumul și majoritățile.
2. Planificați ședința, cu tipul ei: ordinară, extraordinară sau convocată de îndată. Platforma calculează termenul de convocare.
3. Consemnați convocarea în ziua în care a fost comunicată consilierilor.
4. Adăugați punctele de pe ordinea de zi. La fiecare proiect de hotărâre alegeți majoritatea cerută și tipul votului.
5. În ziua ședinței consemnați prezența, apoi deschideți ședința.
6. Pentru fiecare proiect: consemnați voturile, închideți votul și, dacă a fost adoptat, emiteți hotărârea.
7. Închideți ședința după ce fiecare proiect a fost votat, amânat sau retras.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Termenul de convocare calculat de platformă este de 5 zile calendaristice înainte de ședința ordinară și de 3 zile înainte de cea extraordinară. Ședința convocată de îndată nu are termen. O convocare făcută după termen nu este refuzată, dar rămâne marcată ca întârziată.

  Calculul platformei

• Cvorumul este majoritatea consilierilor în funcție.

  Din lege: OUG nr. 57/2019, art. 137 alin. (1)

• La deschidere se îngheață numărul consilierilor în funcție, al celor prezenți și cvorumul. O încetare de mandat ulterioară nu schimbă retroactiv socotelile ședinței.

  Calculul platformei

• Majoritatea simplă se socotește din consilierii prezenți, iar cea absolută din consilierii în funcție.

  Din lege: OUG nr. 57/2019, art. 5 lit. cc) și ee)

• Platforma socotește majoritatea calificată ca primul număr întreg mai mare decât două treimi din consilierii în funcție. Legea definește majoritatea calificată prin fracția stabilită de lege pentru fiecare caz; două treimi este valoarea cerută în anumite cazuri, nu regula generală. Majoritatea potrivită fiecărui proiect o alegeți dumneavoastră.

  Din lege: OUG nr. 57/2019, art. 5 lit. dd)

• Un consilier care și-a declarat interesul personal la un punct nu mai poate vota la acel punct; un vot deja dat se transformă în „nu participă”. Declarația se face înainte de închiderea votului.

  Regula platformei

• La votul secret se consemnează numai totalurile, iar numărul buletinelor nu poate depăși numărul celor prezenți. La votul deschis, totalurile se numără din voturile nominale.

  Validarea platformei

• Un punct votat nu se mai poate modifica sau șterge. Amânarea unui punct se consemnează cu motivul ei.

  Validarea platformei

• Hotărârea se emite numai dintr-un proiect adoptat, numai o dată, și numai cât timp ședința este deschisă. Trebuie ales caracterul ei: normativ sau individual.

  Permisiunile platformei

• Hotărârea primește automat următorul număr liber pe an. Termenul de comunicare către prefect este calculat de platformă la 10 zile lucrătoare de la adoptare, fără weekenduri și sărbători legale.

  Registrul actelor

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Pentru o hotărâre sau o dispoziție: înregistrați actul în registru, cu numărul, data adoptării și caracterul lui, apoi atașați documentul.
2. Consemnați comunicarea către prefect, cu data ei.
3. Verificați documentul atașat — este exact cel care va fi public — și publicați.
4. Pentru celelalte secțiuni, încărcați documentul direct în secțiunea lui.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Cele șase secțiuni sunt: statutul unității administrativ-teritoriale, regulamentele privind procedurile administrative, hotărârile autorității deliberative, dispozițiile autorității executive, documentele și informațiile financiare, alte documente.

  Din lege: Anexa nr. 1 la OUG nr. 57/2019, art. 1 alin. (2)

• Numărul unui act este unic pe primărie, pe tip și pe an. Un număr dublu este refuzat.

  Validarea platformei

• Actele cu caracter individual nu se publică: publicarea lor este refuzată, pentru că ele se comunică persoanelor vizate.

  Regula platformei

• Se publică numai actele adoptate și numai cu documentul atașat.

  Validarea platformei

• Un act publicat nu mai poate fi modificat, nici revocat în platformă, iar documentul lui nu mai poate fi înlocuit. Verificați înainte de publicare.

  Permisiunile platformei

• Data adoptării și data comunicării nu pot fi în viitor, iar comunicarea nu poate fi anterioară adoptării.

  Validarea platformei

• Amprenta SHA-256 a fiecărui document se păstrează și face parte din datele publice ale monitorului, ca documentul public să poată fi verificat oricând.

  Registrul actelor

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Deschideți Consultări publice și creați consultarea: titlul proiectului, câteva rânduri despre proiect, inițiatorul, compartimentul care primește propunerile, data anunțului și data limită de primire a propunerilor. Butonul Pune termenul minim legal completează cea mai apropiată dată limită permisă.
2. Verificați textul și apăsați Deschide consultarea. Din acest moment consultarea apare pe site-ul primăriei și primește propuneri.
3. Pe măsură ce sosesc, răspundeți fiecărei propuneri: preluată, preluată parțial sau respinsă, cu motivare.
4. La termen, consultarea se închide singură; o puteți închide și manual.
5. După ce fiecare propunere are răspuns, scrieți și publicați sinteza observațiilor.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Termenul de primire a propunerilor trebuie să aibă cel puțin 10 zile calendaristice de la data anunțului. O consultare cu termen mai scurt nu se poate deschide.

  Din lege: Legea nr. 52/2003, art. 7 alin. (4)

• Platforma verifică numai termenul de propuneri. Anunțarea prealabilă a proiectului, în termenul cerut de lege, rămâne în grija primăriei.

  Limita platformei

• După deschidere, data anunțului nu se mai modifică, iar data limită poate fi doar prelungită, niciodată scurtată.

  Validarea platformei

• Propunerile se primesc până la sfârșitul zilei-limită. În noaptea următoare, la 00:20, consultarea trece singură în starea „încheiată”.

  Sarcina zilnică a platformei

• Oricine poate trimite o propunere de pe site-ul primăriei, fără cont: nume, text de cel puțin 20 de caractere și, opțional, organizația și datele de contact. Fiecare primește un număr de forma CP-n/an, unic pe primărie și pe an.

  Regula platformei

• Propunerea apare public imediat, cu numele autorului și organizația. Adresa de e-mail și telefonul nu se publică.

  Regula platformei

• O propunere respinsă fără motivare este refuzată. Răspunsul și rezultatul devin publice imediat, lângă propunere.

  Validarea platformei

• Sinteza nu se poate publica cât timp consultarea este deschisă sau există propuneri fără răspuns. Publicarea ei încheie consultarea: starea devine „finalizată”, iar sinteza nu se mai publică a doua oară.

  Regula platformei

• Numai o ciornă se poate deschide. O consultare încheiată sau finalizată nu se redeschide; pentru mai mult timp, prelungiți termenul cât este încă deschisă.

  Regula platformei

• Pe site apar numai consultările deschise, încheiate sau finalizate. Ciornele nu sunt publice.

  Regula platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. Rolul Primar deschide Cereri online și creează un formular: denumirea, compartimentul, termenul de răspuns în zile, temeiul legal și câmpurile.
2. Pentru fiecare câmp alege tipul — text scurt, text lung, număr, dată, alegere dintr-o listă, bifă — și dacă este obligatoriu.
3. Dacă cererea nu se poate soluționa fără documente, marchează formularul ca cere atașamente. Apoi îl activează.
4. Cetățeanul alege cererea din contul lui, la Depune o cerere, o completează și o trimite. Primește pe loc numărul de înregistrare.
5. Compartimentul găsește cererea în lucru, ca document de registratură, cu termenul deja calculat.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Un formular are între 1 și 30 de câmpuri, fiecare cu o cheie unică. Termenul de răspuns este între 1 și 365 de zile.

  Validarea platformei

• Termenul cererii se socotește în zile calendaristice de la depunere: un formular cu 30 de zile dă un termen la 30 de zile de la data depunerii.

  Calculul platformei

• Validarea cererii se construiește din definiția formularului: câmpurile obligatorii, lungimile și opțiunile listei se verifică la depunere, nu doar în ecran.

  Validarea platformei

• O cerere poate avea cel mult 5 atașamente. Dacă formularul cere atașamente, cererea fără ele este refuzată.

  Validarea platformei

• Cererea primește număr de înregistrare, ca orice document intrat, și ajunge la compartimentul formularului.

  Registratura platformei

• Cererea păstrează definiția formularului din momentul depunerii. Modificarea ulterioară a formularului nu schimbă cererile deja depuse.

  Regula platformei

• Un formular care are deja cereri depuse nu se poate șterge — se dezactivează. Formularele inactive nu mai apar cetățenilor.

  Permisiunile platformei

• Numai rolul Primar creează, modifică și șterge formularele.

  Permisiunile platformei

Greșit și corect

Cum arată

Pas cu pas

1. La Încasări, completați datele de încasare: beneficiarul și contul IBAN, opțional codul fiscal și trezoreria. Dacă primăria este înrolată în Ghișeul.ro, activați și această modalitate.
2. În formularul de cerere, stabiliți suma taxei.
3. Cetățeanul depune cererea, apoi, la Taxele mele, alege modalitatea de plată: primește datele pentru ordinul de plată sau este trimis pe Ghișeul.ro.
4. Când plata apare în extrasul de cont, găsiți-o la Încasări după referință și apăsați Confirmă, cu o observație dacă este cazul.
5. O taxă care nu mai este datorată se anulează, cu motiv.

Regulile

Platforma le aplică singură. Dacă vi se refuză o acțiune, motivul este aproape sigur unul de aici. Cele marcate Din lege vin din actul normativ numit.

• Edilo nu încasează bani și nu este operator de plăți. Banii ajung direct în contul primăriei; platforma ține evidența a ce este datorat și a ce s-a confirmat.

  Regula platformei

• Obligația de plată se creează la depunerea cererii, cu o referință de 8 caractere, unică, și scadență la 30 de zile.

  Regula platformei

• Plata prin ordin de plată este disponibilă numai dacă primăria are completate beneficiarul și contul IBAN. Contul trebuie să fie un IBAN românesc valid.

  Validarea platformei

• Ghișeul.ro este disponibil numai dacă este activat și are completat codul instituției. Platforma trimite cetățeanul pe Ghișeul.ro; nu primește de acolo confirmarea în mod automat.

  Regula platformei

• Confirmarea și anularea sunt rezervate rolului Primar. Anularea cere un motiv de cel puțin 5 caractere.

  Permisiunile platformei

• O plată confirmată nu se mai anulează din platformă. O restituire urmează procedura proprie a primăriei.

  Regula platformei

• Fiecare confirmare și anulare se consemnează în jurnalul de audit, cu referința și suma.

  Jurnalul platformei

• Cetățeanul vede suma taxei în lista cererilor și pe formular, înainte să trimită cererea.

  Portalul cetățeanului

• În pachetul COMUNĂ, un formular cu taxă mai mare decât zero este refuzat la salvare.

  Validarea platformei

Greșit și corect